GESTÃO DE TEMPO – 06 dicas para compartilhar com sua equipe

Gerenciar o tempo sempre foi um desafio, principalmente agora com os regimes de trabalho remoto ou misto, onde o colaborador precisa conciliar suas atividades profissionais e domésticas. Para isso, existem algumas metodologias que podem ajudar a organizar o tempo e a realização das tarefas, como o Pomodoro e Timeboxing, porém, não é todo mundo que consegue aplica-los com eficiência em suas rotinas.

Apesar de não ter uma receita mágica e infalível, as técnicas de gestão de tempo podem ajudar as pessoas pelo menos a começar a se organizar, porque a cada tentativa ou técnica nova, o colaborador pode reavaliar sua situação atual e a projetar mudanças para a melhoria. Dessa forma, ela tem a chance de elaborar sua própria metodologia de gestão de tempo, adequada para sua realidade e desafios.

E como não são todos os funcionários que têm facilidade (ou tempo) para buscar novas estratégias, trouxemos 06 dicas de para você compartilhar com seu time.

IDENTIFIQUE TODAS SUAS ATIVIDADES
A parte mais importante é você descobrir com “o que” você gasta seu tempo. Para isso, comece a refletir e rastreie ao decorrer do seu dia tudo o que você faz, considerando as horas que começou e terminou.
Com essas informações, você pode identificar alguns gargalos, atividades ou distrações que estão consumindo seu tempo. O ideal é você fazer essa análise por uma semana.

SEJA REALISTA
Não existe plano de ação perfeito em sua primeira versão. Então é importante ser realista em relação as estimativas de quanto tempo você precisa para realizar determinadas tarefas. Se você demora 3 horas para elaborar um relatório, não coloque que você faz em 2 apenas para se sentir mais produtivo. Fatalmente a gestão de tempo vai falhar e você se desanimar.

DURMA BEM
Vários estudos mostram que uma boa noite de sono é importante para termos um dia produtivo. Apesar da sabedoria popular dizer que 8 horas de sono é o ideal, tem pessoas que precisam de 7 e outras de 9. Respeite o seu corpo e regule seu sono conforme a sua realidade.

PLANEJE SUAS PAUSAS
Gerenciar o tempo de suas tarefas de trabalho e de casa, significa que você também precisa programar suas pausas. Tente fazer intervalos curtos e frequentes para respirar, levantar da cadeira para esticar o corpo ou pegar aquele cafezinho.

EVITE AS DISTRAÇÕES
Pode parecer óbvio, mas poucos conseguem focar no trabalho e evitar as distrações que os smartphones e aplicativos nos oferecem. Caso seja possível, configure seus aplicativos para silenciar as notificações de atividades de amigos ou as novas mensagens do grupo da Família ou do Futebol.

DEFINA AS PRIORIDADES
Depois que todas as atividades estiverem listadas e o tempo de execução estimados, defina quais são as prioridades, conforme o grau de importância ou urgência. Tenha em mente que alguma coisa pode ficar para amanhã e outras demandam mais atenção.

Como mencionamos antes, o ideal é que os seus colaboradores comecem aplicando dicas e experimentem outras técnicas. Dessa forma, eles podem adaptar os pontos fortes de cada uma conforme a sua própria necessidade.