Gestão de Tempo: 6 dicas para trabalhar com qualidade

Atualmente, uma das maiores reclamações do mundo corporativo é a falta de tempo. Temos a impressão que estamos em constante luta contra o tempo nos prazos de entrega, nas metas à serem atingidas e com o chefe cobrando relatórios. Essa pressão, além de prejudicar a qualidade na realização de algumas tarefas, consome energia que poderia ser investida em outros pontos mais interessantes para empresa, como na pesquisa de novos produtos.

E nunca somos responsáveis apenas por uma coisa. Temos inúmeras atividades que precisam ser executadas simultaneamente. Por isso, é importante ter um controle de gestão de tempo: um cronograma de todas essas atividades, o tempo necessário para a execução e o prazo para a sua finalização. Assim, você consegue visualizar suas tarefas por ordem de importância, de forma organizada e eficiente.

Algumas dicas que podem ajudar a controlar seu tempo e tornar o dia mais produtivo:

1 – Mantenha o ambiente organizado

Manter o ambiente de trabalho organizado é a primeira etapa para se criar a disciplina necessária para uma boa gestão, porque evita que você perca tempo procurando informações soltas em emails, em anotações em papéis, nas mensagens de WhatsApp entre outros. Além de estar presente em um local harmonioso ser um motivador.

2 – Faça uma agenda!

Antes de começar o dia, coloque no papel tudo o que precisa ser feito. Dessa forma, seu inconsciente não gasta energia tentando te lembrar de algo enquanto faz outra coisa. Você pode organizar essa agenda com um cronograma com todas as atividades e prazos, listando tudo que precisa ser feito naquele dia, durante a semana ou no mês.

3 – Separe: Urgente X Importante

Basicamente:
Importante: São todas as atividades que exigem planejamento e tempo de execução.
Urgente: São atividades que exigem ações imediatas.

Avalie todas as atividades da lista, categorizando como Urgente e Importante. Assim, você pode avaliar quais atividades precisam ser realizadas naquele momento e quais podem esperar. Muitas vezes, as atividades Importantes dependem de informações de outros colaboradores ou setores, por isso, sempre monitore o avanço do cronograma.

4 – Foco: faça uma coisa de cada vez

Quantas vezes você saiu correndo fazendo tudo de uma vez e no final do dia percebeu que não fez quase nada? Por isso é importante executar as atividades uma a uma, sem interromper para atender outras demandas que surgem durante o expediente. Assim, você consegue trabalhar com qualidade e diminui a possibilidade de erros, que podem resultar na refação daquela tarefa.

5 – Aprenda a dizer NÃO!

Novamente, foco! Aceite que você não consegue fazer tudo. Aprenda a dizer não educadamente, explicando os motivos pelos quais não pode se comprometer com aquela atividade no momento. Assim, você não se estressa por ter aceitado mais do que pode realmente fazer e consegue dedicar sua energia no que realmente é importante.

6 – E os “incêndios”?

É fácil fazer uma lista com tudo que precisamos entregar, mas sempre aparece uma emergência “código vermelho”, que exige que paremos tudo para resolvê-lo. Como lidar com isso?

Neste caso, precisamos ter uma janela em nossa agenda semanal prevendo que podem ocorrer essas situações, de forma que elas não afetem as outras atividades e arruíne todo o planejamento, como um efeito dominó.

Cada profissional possui suas próprias características e desafios a serem enfrentados na empresa, por isso, existem diversas outras ferramentas e boas-práticas, que podem ajudar a otimizar sua produtividade. E lembre-se, o grande motivador para adotar a gestão de tempo é poder “trabalhar com mais qualidade” e não somente “trabalhar mais”.

Sobre o autor:
Leandro de Luccas
MBA em Gestão de Marketing e Formação em Publicidade e Propaganda pela PUC Campinas.
Diretor da Cafetoria4 Consultoria e Assessoria de Marketing Comunicação e Publicidade