Como dar um feedback de forma eficiente?

Um dos grandes desafios para os profissionais de RH e gestores é a aplicação do Feedback. Aquele momento que você precisa realizar um alinhamento de expectativas de comportamento ou performance com um colaborador, sem criar ressentimentos ou até pior, provocar a reação contrária do desejado.

Neste caso, temos duas escolhas:
1 – Não se indispor com o colaborador e deixar passar, permitindo que o problema se repita;
2 – Encarar a conversa e alinhar as expectativas.

Apesar da primeira opção ser mais fácil, certamente não é a mais apropriada, pois a repetição de uma atitude inadequada pode gerar diversos tipos de prejuízos para a empresa, tanto financeira, danos na reputação com um cliente ou na motivação dos próprios funcionários, entre outros.

E adotando a segunda, como podemos realizar um feedback de forma eficiente, para o colaborador e para a empresa?

Seguem algumas dicas:

PLANEJE – Não dê o feedback no “calor do momento” ou muito tempo depois. Em alguns casos, o colaborador tem ciência que causou prejuízo e que seus colegas de trabalho sabem do ocorrido, então sua alto-estima estará abalada, o que pode prejudicar uma abertura para uma conversa construtiva. Deixe a situação se resolver e munido com informações, tanto os pontos positivos e negativos da situação, e marque uma reunião com o envolvido.

SEJA SINCERO E PONTUAL – Diga exatamente quais foram os pontos negativos e a situação envolvida, sempre mostrando dados que ilustram seu argumento. Direcione o discurso para a situação-problema e não para a pessoa do colaborador. É importante tratar uma questão de cada vez e jamais utilizar expressões generalistas, como “toda vez é assim” ou “já cansei de avisar”.

Junto com o feedback negativo, atribua um elogio sincero ao colaborador, mostre que você também observa seu bom trabalho. Isso faz que ele mantenha salva a reputação, diminuindo a possibilidade de um ressentimento contra você.

OUÇA O OUTRO LADO – Pergunte com sinceridade se o envolvido está encontrando alguma dificuldade em realizar as atividades. Mostre que o seu objetivo é promover o desenvolvimento dele próprio, que está realmente interessado em ajudá-lo a resolver o problema e não apenas puni-lo.

ACOMPANHE – Auxiliar o colaborador a montar um plano de ação para resolver o problema é muito importante. Ajude ele a traçar metas, datas e apontar quais atitudes e medidas podem ser adotadas, caso a situação aconteça novamente.

A CARGA EMOCIONAL – Cuidado com a entonação de voz e a gesticulação. É importante se manter calmo e evitar que a voz saia trêmula ou ríspida. Isso pode fazer que o envolvido construa uma barreira emocional negativa e se feche.

Para auxiliar na abordagem de um feedback negativo, uma técnica muito aplicada é a do sanduíche, onde com apenas 3 etapas, podemos atingir de forma construtiva o objetivo.

ETAPA 1: Elogie
Seja honesto em elogiar alguma característica técnica ou pessoal. Não exagere, porque pode parecer falso ou bajulação. O objetivo é permitir que o colaborador tenha uma reputação a zelar.

ETAPA 2: Apresente o problema
Aponte de forma direta, calma e discreta, qual é a situação que precisa ser corrigida e alinhe com o colaborador o que a empresa espera dele.

ETAPA 3: Encoraje
Além de apontar o problema, ajude o envolvido a se desenvolver. Indique livros, cursos ou aponte exemplos de outros profissionais que também passaram por aqueles desafios e conseguiram superá-las. É interessante neste momento, resgatar o elogio (etapa 1), de forma que o colaborador se sinta motivado em mudar.

E mais importante em dar o feedback eficiente quando necessário, é manter a sua prática como uma atividade constante de gestão. Acompanhar e orientar a evolução do trabalho de cada colaborador ou até mesmo equipe, é responsabilidade de verdadeiros líderes, preocupados em desenvolver um ambiente de positividade, excelência e produtividade.

Sobre o autor:
Leandro de Luccas
MBA em Gestão de Marketing e Formação em Publicidade e Propaganda pela PUC Campinas.
Diretor da Cafetoria4 Consultoria e Assessoria de Marketing Comunicação e Publicidade