Como o PDCA pode ajudar o RH – Parte 02

No texto anterior, apresentamos uma das ferramentas de melhorias e implantação de processos mais populares entre os gestores e apontamos alguns desafios do dia-a-dia do RH, onde o Ciclo PDCA pode ser aplicado.

Agora, vamos detalhar um pouco mais sobre a importância de cada uma de suas etapas, para que você possa começar a usar essa ferramenta com sucesso. Lembrando, cada letra de sua sigla corresponde a uma etapa: P de Plan (planejar), D de Do (fazer), C de Check (checar), A de Action (ação).

E o que cada uma delas faz exatamente?

Etapa 1. Planejamento (Plan)
Essa é a etapa mais complexa e que exige mais energia por parte do gestor. E para manter o foco perante o desafio, sempre tenha em mente: sua meta é solucionar o problema.

Para isso, o planejamento pode ser dividida da seguinte forma:
1. Identifique o problema
2. Descubra sua origem e o porque ela começa
3. Planeje as melhorias desejadas
4. Crie o plano de ação

Basicamente, nela se encontra todo o plano de ação que você vai elaborar, detalhando tudo o que será feito e como será feito. Estipule os prazos de entrega, as suas etapas e defina como elas serão avançadas. Selecione os indicadores de desempenho, as metas desejadas e descreva as ferramentas que serão utilizadas para dar suporte, além de delegar para as pessoas mais capacitadas, a execução dessas atividades.

Assim, você consegue organizar de forma prática todo o processo, sem perder o foco com os eventuais imprevistos.

Etapa 2. Fazer (Do)
Aqui você vai envolver as pessoas e partir para a ação! Basicamente, vai executar o plano de ação conforme ele foi elaborado na etapa anterior. Para que isso ocorra, é preciso que você acompanhe tudo de perto, para evitar ruídos de comunicação ou avançar fases com possíveis falhas na execução.

Por isso que é importante ter o planejamento bem detalhado. Ele é o guia para todos os envolvidos saberem da importância de suas atividades. Todos os resultados devem ser registrados, positivos ou negativos, incluindo “quando” e “como” ocorreram, além de suas consequências no resultado do processo.

É esse registro detalhado, que permitirá o sucesso na implantação da metodologia.

Etapa 3. Checagem (check)
A terceira etapa começa quase que em paralelo com a execução da segunda. É importante que todos os resultados sejam comparados: o Previsto e o Realizado.

Durante a checagem dos resultados, podem acontecer basicamente três situações:
• Se forem os Desejados, você pode continuar com o plano ou até o encerrar o projeto com sucesso;
• Se estão próximos do Desejado, você precisará avaliar as informações e determinar as correções necessárias;
• Caso fiquem longe do Desejado, será necessário reavaliar as causas identificadas na primeira etapa e elaborar um novo plano de ação, considerando as novas informações coletadas.

Etapa 4. Ação (Action)
O objetivo dessa etapa da ferramenta é aperfeiçoar o plano de ação.
Deu Certo? Compartilhe o aprendizado e aperfeiçoe o processo.
Deu Errado? Reflita sobre o que aconteceu e faça os ajustes necessários.

É aqui que você implantará as adequações necessárias, que podem ser:
• Corretivas – visando corrigir os erros identificados durante as ações;
• Preventivas – para evitar que potenciais erros comprometam o resultado final.

É normal que durante a primeira tentativa, se mostre necessário implantar vários ajustes, com algumas ações sendo excluídas e outras acrescentadas. O importante é a cada ciclo, aprender com as informações coletadas e aprimorar cada vez mais o processo, até os resultados estejam dentro do desejado.

No próximo texto, vamos trazer 05 dicas matadoras e disponibilizar uma planilha do ciclo PDCA para você implantar na sua empresa.

Sobre o autor:
Leandro de Luccas
MBA em Gestão de Marketing e Formação em Publicidade e Propaganda pela PUC Campinas.
Diretor da Cafetoria4 Consultoria e Assessoria de Marketing Comunicação e Publicidade